Oficina Virtual

Hacer factible la oficina virtual implica crear una estrategia viable, siendo los puntos a tomar en consideración los siguientes:

• Proporcionar recursos de cómputos. La empresa debe proporcionarles equipos adecuados para el mejor desarrollo o desempeño de sus funciones.

• Proporcionar acceso a las fuentes de información. Si el empleado requiere de información para las labores de investigación, la corporación debe proporcionarle las fuentes que el empleado requiera para cumplimentar sus actividades.

• Proporcionar suministros diferentes de los de cómputo. Implica suministrar regularmente todos los demás elementos de papelería propios de las actividades de oficina.

• Tomar medidas para remitir las llamadas telefónicas. Gestionar eficazmente desde la oficina fija las llamadas de su personal a distancia resulta esencial.

• Utilizar llamadas de conferencia. De tal modo se permite a más de dos personas participar simultáneamente de una conversación telefónica.

• Programar reuniones periódicas. La compañía debe programar reuniones a las que se espera que todo el personal asista. El propósito de tales reuniones es fomentar un sentido de comunidad entre los empleados, y deben programarse con la frecuencia necesaria para lograr ese resultado.

• Seguir una rutina de trabajo. Los trabajadores a distancia deben comprometerse a trabajar durante ciertas horas del día, idealmente en una habitación alejada de las distracciones. Los amigos y parientes deben entender que el empleado está trabajando aunque está en su casa.

En un entorno cada día más competitivo la oficina virtual brinda la posibilidad de expandir la magnitud de las actividades con un incremento menos que proporcional en los costes. La oficina virtual brinda sus beneficios no sólo a empresas del rubro servicios, sino también a empresas manufactureras en todo lo que atañe a las labores de oficina.

La oficina virtual representa una importante posibilidad de mejorar la productividad en las oficinas y de reducir sus costes.